La productivité est le secret du succès, de la satisfaction dans notre travail et de plus de temps libre. Pourtant, la plupart d’entre nous trouvent incroyablement difficile d’être productif. Cela s’applique encore plus aux propriétaires d’entreprise qui ont plusieurs personnes qui travaillent sous eux et qui ont de nouveaux projets en permanence.

Dans cet esprit, il est étonnant de penser à tout ce qui a été accompli par les premières entreprises et marques comptant des centaines d'employés avant qu'Internet et les outils de co-planification/réunion ne soient en place.

Dans le même temps, il existe d’autres propriétaires d’entreprise et chefs de projet qui sont incroyablement « productifs » mais qui souffrent d’une procrastination productive, dans laquelle ils évitent d’effectuer les tâches difficiles qui comptent en passant des heures à planifier ce qu’ils doivent faire ou à vider leur boîte de réception. . Ces tâches sont-elles productives ? Eh bien, en quelque sorte.

Oui, ils accomplissent quelque chose, mais ces tâches ne font pas avancer leur entreprise.
Si nous voulons être des propriétaires d’entreprise prospères, en bonne santé et heureux avec des équipes productives, nous devons maîtriser l’art de la gestion du temps et de la productivité. Commencez par suivre ces sept conseils de productivité :

1. Éliminez les tâches fastidieuses de votre routine quotidienne.

Il y a de nombreuses tâches que nous accomplissons chaque jour ou chaque semaine et que nous ne devrions pas accomplir. Nous faisons certaines de ces choses pour tergiverser après un travail difficile ; nous en faisons certains parce que nous les apprécions vraiment. Quelle que soit la raison pour laquelle nous les faisons, il est temps de les laisser partir.

Faites une liste de toutes les tâches que vous effectuez chaque semaine (de la conversation avec les clients au vidage de votre boîte de réception) et demandez-vous si une tâche peut être éliminée ou déléguée, ou si elle fait réellement progresser votre entreprise. Si une tâche est importante pour votre entreprise, alors c'est toujours une tâche que vous devriez accomplir (du moins pour le moment). S’il s’agit d’une tâche que vous ne devriez pas accomplir ou que vous pouvez déléguer, alors il est temps d’y renoncer. Un assistant (virtuel ou autre) peut être étonnamment abordable si vous commencez avec seulement quelques heures par semaine et embauchez un travailleur indépendant.

Si vous avez des employés, assurez-vous de les planifier efficacement. Effectuez-vous un travail administratif qu’ils pourraient faire pour vous ? Passez-vous des heures à essayer de déterminer si vous disposez de suffisamment de personnel et dans quels domaines vous avez besoin de plus de soutien ? 

Toutes ces tâches prennent du temps et peuvent être facilement gérées avec un logiciel de planification et des applications mobiles axées sur le suivi du temps. 

Pour les petites et moyennes entreprises dont le personnel travaille différents quarts de travail tout au long de la semaine, ce type de logiciel peut être une bouée de sauvetage, car vous pouvez avoir plus de temps pour vous concentrer sur ce qui fait réellement bouger les choses pour votre entreprise ou transférer la responsabilité à un autre. Membre du personnel.

2. Planifiez votre journée idéale.

Maintenant que vous savez quelles activités vous devez abandonner ou éliminer, vous pouvez réévaluer la meilleure façon d’utiliser votre temps. En fonction de votre emploi du temps, planifiez votre journée ou votre semaine idéale et planifiez la façon dont vous passerez votre temps.

Par exemple, si vous voyagez beaucoup, planifiez votre journée idéale au bureau. Vous ne planifiez pas votre journée idéale parce que vous vous attendez à ce que chaque jour soit le même. Bien sûr, vous devrez faire preuve de flexibilité dans votre plan, mais si vous établissez une routine productive pour votre journée moyenne, vous ne perdrez pas de temps à vous demander quoi faire ensuite ou quoi prioriser.

Prenez également le temps de déléguer et d'externaliser des tâches et des projets à d'autres membres de l'équipe ou du personnel. Votre travail doit consister à gérer l’entreprise et à vous assurer que tout est fait correctement, sans vous occuper de tâches fastidieuses.

3. Trouvez votre outil personnel de gestion du temps idéal.

Il existe de nombreux outils de gestion de projets et de tâches, alors essayez-en quelques-uns et voyez ensuite celui qui vous convient le mieux et celui que vous utiliserez réellement. Il est trop facile de passer une heure ou deux à configurer un outil pour ne plus jamais l'utiliser. Assurez-vous donc de bien comprendre vos propres habitudes avant d'en créer une nouvelle, et n'ayez pas peur d'en essayer quelques-unes.

Cependant, ne confondez pas les derniers outils et solutions de gestion du temps avec les solutions du passé. Aujourd'hui, de nombreuses solutions tirent parti des dernières avancées technologiques qui permettent une intelligence artificielle intégrée, l'accès des équipes aux plannings et la possibilité de suivre et de gérer les plannings depuis votre appareil mobile. Ils offrent également un accès en ligne et une connectivité avec leurs propres applications mobiles. Ces fonctionnalités sont quelque chose que vous voudrez garder à l’œil lorsque vous choisirez la solution la mieux adaptée à vous et à votre entreprise.

Aussi, d'un point de vue personnel, n'oubliez pas l'avantage de noter les tâches sur une liste de tâches.

Si vous n'aimez pas utiliser les outils numériques, utilisez un agenda papier. Vous pouvez ensuite transférer votre liste vers votre solution de gestion du temps et de planification pour y travailler plus tard.

4. Priorisez et valorisez votre temps.

Comme nous l'avons évoqué plus tôt, revenez sur votre journée ou votre semaine idéale et examinez les plages horaires que vous avez créées. Vous avez probablement bloqué une heure le matin pour les tâches administratives, une heure en fin de journée pour revenir aux e-mails vitaux et d'autres blocages entre les deux. Cependant, il est tout aussi important de planifier votre temps personnel que de planifier le temps de vos employés et des membres de votre équipe. C’est quelque chose que tout propriétaire d’entreprise doit prendre en compte lorsqu’il tente d’améliorer la productivité à tous les niveaux.

Il existe une variété de tâches à accomplir chaque jour, et chacune a son propre niveau d’importance ou de priorité. Lorsque vous planifiez votre liste de tâches pour la journée ou la semaine, prévoyez des périodes de temps pour accomplir vos tâches les plus vitales. Ce sont des moments qui ne peuvent être interrompus. Votre personnel et les membres de votre équipe devraient également bloquer les périodes importantes. Mieux nous comprendrons l’importance de la gestion des tâches, plus nous accomplirons de choses.

5. Concentrez-vous quotidiennement sur trois tâches principales.

Chaque jour, choisissez seulement trois tâches principales à accomplir. Ces trois tâches devraient être réalisables dans la journée et vous aideront à progresser vers la réalisation de vos objectifs. Pourquoi seulement trois ? Combien de fois vous êtes-vous assis et avez-vous énuméré absolument tout ce que vous deviez faire, pour ensuite vous retrouver dépassé et abandonner complètement la liste ? C'est très courant et c'est pourquoi il est important de simplement choisir trois tâches principales à accomplir chaque jour.

Ce sont les tâches que vous devez effectuer en premier. Si vous effectuez ces tâches, vous pouvez effectuer d'autres tâches de votre liste de tâches si vous avez le temps. Mais si vous arrivez à la fin de la journée de travail avec vos trois tâches importantes accomplies, vous pouvez rentrer chez vous en sachant que vous avez été productif. Il en va de même pour vos employés et les membres de votre équipe. S’ils peuvent effectuer au moins trois tâches par jour, la productivité augmentera probablement dans tous les domaines.

Une application simple et rapide qui vous permettra de prendre des notes et de documenter vos activités quotidiennes est Google Keep . Son utilisation est gratuite et comme la plupart d'entre nous utilisent déjà Google et Gmail, c'est un moyen rapide et facile de prendre des notes sans avoir besoin de rejoindre ou de se connecter à une autre plateforme. C'est également génial car il offre une variété d'outils pour prendre des notes, notamment du texte, des listes, des images et de l'audio.

Au niveau de l'entreprise, vous pouvez également appliquer la règle « n'en choisissez que trois » pour fixer des objectifs pour chaque trimestre ou même chaque année : il suffit d'augmenter l'objectif. Si vous précisez vos objectifs et vos tâches (et ne laissez pas la liste trop longue), vous obtiendrez bien plus que jamais auparavant.

6. Pour être productif, être en bonne santé et heureux.

Si vous voulez être productif chaque jour , vous devez comprendre que vous êtes un être humain et non un robot. Les entrepreneurs qui réussissent donnent la priorité à leur santé mentale et physique en dormant suffisamment, en mangeant de la bonne nourriture tout au long de la journée, en s'entraînant, en gérant leur stress et en valorisant le temps qu'ils passent avec leurs amis et leur famille.

Prévoyez du temps pour vous, ainsi que pour votre entreprise. De nombreuses personnes essaient d’être plus productives afin de pouvoir effectuer davantage de travail dans le même laps de temps.

Mais si vous ne vous donnez pas le temps de vous détendre et de récupérer, vous vous épuiserez, vous vous sentirez constamment stressé et vos relations avec vos proches seront tendues. Vous devez valoriser votre temps à l'extérieur du bureau, ainsi qu'au bureau, alors profitez de tout gain de productivité pour laisser votre travail au bureau à la fin de la journée.

7. Soyez responsable et récompensez-vous pour votre réussite.

Enfin, en tant que fondateur ou propriétaire d’une entreprise, il peut être difficile de trouver quelqu’un qui se montrera dur avec vous dans la réalisation de vos propres objectifs ou tâches. Cependant, la plupart des propriétaires d’entreprise ont souvent une bonne éthique de travail, ce qui explique pourquoi ils sont là où ils sont en premier lieu.

D'un autre côté, pour augmenter la productivité sur le lieu de travail, il est recommandé que les collègues et les membres de l'équipe trouvent un collègue qui sera responsable de la façon dont ils passent leur temps. Non seulement cela les aidera dans le processus, mais cela pourra également leur permettre de se sentir bien une fois leurs trois tâches terminées.

Enfin, il faut également savoir comment célébrer les réussites , quelle que soit leur taille. Lorsque vous accomplissez les tâches de votre journée, trouvez-vous autre chose pour occuper votre temps ou vous détendre ? Lorsque vous atteignez un grand objectif, le célébrez-vous ? Si vous ne vous arrêtez jamais pour apprécier vos réussites, vous n'aurez pas l'impression de progresser ni de sentiment d'accomplissement, et c'est cela qui nous maintient motivés et productifs jour après jour.

La réussite commerciale : une étape à la fois

Lorsqu'il s'agit de gérer une entreprise et une marque prospères, de nombreuses choses doivent se produire en coulisses, en dehors des seuls revenus et bénéfices, dont beaucoup ont été décrits dans cet article.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est important de vous assurer que votre gestion du temps et votre productivité sont toujours au rendez-vous. Avec de telles directives et bonnes pratiques en place, il n’y aura rien à quoi vous et votre équipe commerciale ne serez pas préparés.

Prenez le temps de parcourir chacun de ces sept conseils et assurez-vous de les mettre en œuvre dès aujourd’hui dans vos efforts d’entreprise et de gestion de projet.