En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous portez probablement plusieurs casquettes : jonglant avec tout, de l'approvisionnement en produits à la gestion des stocks, en passant par le travail initial, les ressources humaines, le marketing, etc. Avec une longue liste de choses à faire, il est trop facile de céder au « dépassement », surtout si votre vie personnelle est également un peu de mauvaise humeur.

Il y a quelques années, j'ai abandonné un travail en entreprise que j'adorais pour poursuivre ma véritable vocation : démarrer une petite entreprise. Oui, ce déménagement m'a permis de passer plus de temps avec ma famille tout en développant mon entreprise, mais je mentirais si je disais que je n'ai pas été dépassé au début.

Avance rapide de quelques années . . . J'ai eu l'opportunité d'assumer davantage de responsabilités auprès de mes clients et de me lancer dans d'autres projets, notamment l'hébergement de mon propre podcast. En cours de route, j’ai appris à ne pas céder au dépassement, mais à l’accepter.

Ici, j'aimerais partager mes meilleurs conseils de gestion du temps, qui m'ont aidé à gérer mon emploi du temps et à m'assurer que je peux tout donner à mon entreprise et à mes clients, tout en gardant ma raison.

Astuces de gestion du temps pour les propriétaires de petites entreprises occupés

1. Commencez par construire vos plages horaires

En tant que propriétaire d'une petite entreprise et mère occupée travaillant à domicile, j'ai besoin de plages horaires claires dans ma journée pour réussir la transition d'un domaine de ma vie à un autre.

Ces plages horaires me permettent de séparer le temps de travail du temps en famille – et même du temps personnel. Bien qu’ils puissent varier d’un jour à l’autre, ils sont généralement les mêmes.
Tout d’abord, j’identifie les plages horaires ou les sections clés de ma journée :

Matin
Milieu de matinée
Après -midi
Soir

Ensuite, j'ajoute des temps à chaque bloc, ainsi que des responsabilités ou des activités :

Bloc du matin (6 h 30 à 8 h 30) : Préparez-vous, moi et mes enfants, pour le travail et l'école ; prendre le petit-déjeuner Bloc du milieu de la matinée (8 h 30 à 15 h 30) : Temps de travail.

Bloc de l'après-midi (15 h 30 à 19 h 30) : Entraînement ; récupérer les enfants ; préparez le dîner; du temps en famille avant que les enfants n'aillent se coucher.

Bloc du soir (19 h 30 à 22 h 30) : Il est temps de se détendre ou de faire un peu plus de travail ; prépare toi pour aller au lit.

Bien que ces blocs soient très variés, établir mon emploi du temps de cette manière me donne la liberté de passer plus facilement d'une activité à l'autre et d'établir des frontières fortes entre mon entreprise et d'autres aspects importants de ma vie.

2. Préparez-vous pour une semaine de puissance en nommant votre « top 3 »

Si vous êtes comme moi, vous avez des centaines de choses à faire en tête et il est parfois difficile de savoir par où commencer. Alors la première chose que je fais est de déposer tout ce qui se trouve dans ce cerveau tourbillonnant sur une feuille de papier. Et puis, en prenant cette feuille de papier, je recherche les points communs entre les tâches et je les regroupe.

Si vous effectuez cette activité, vous constaterez peut-être qu'il existe des catégories naturelles du côté professionnel (par exemple, les besoins administratifs, les réunions, le marketing ) ainsi que du côté personnel (par exemple, les appels à passer, les courses, etc.) . Regrouper des tâches similaires aidera votre cerveau à les exécuter plus efficacement et voici pourquoi.

Le multitâche (entreprendre plusieurs tâches à la fois) ou basculer constamment entre des tâches qui utilisent différentes parties de votre cerveau peut nuire à votre productivité . Lorsque vous vous concentrez sur un travail rapide et non efficace, cela peut conduire à des erreurs (nous ne voulons pas de celles-ci) et perturber votre capacité de concentration. En fait, les recherches montrent qu'il faut 23 minutes pour revenir à votre point de concentration initial après une interruption. Avec un temps limité dans la journée pour accomplir tout ce que nous devons faire, 20 minutes supplémentaires peuvent grandement contribuer à cocher les tâches prioritaires.

Après avoir regroupé les tâches, je réfléchis à mon « top 3 » pour chaque jour. Quelles sont les trois tâches que j'aimerais accomplir lundi, mardi, mercredi, etc. ? Les tâches qui n’ont pas besoin d’être accomplies cette semaine sont déplacées vers ce même exercice la semaine suivante. (La raison pour laquelle je choisis trois tâches est de garder la barre basse et réalisable. De plus, je sous-estime souvent le temps qu'il faut pour accomplir une tâche.)

Maintenant, une fois que j'ai catégorisé mes tâches, je me réfère à mes plages horaires et je note quelles tâches seront mon top 3 pour chaque jour et dans quelle plage horaire je les placerai. Je planifie également ces trois tâches dans mon calendrier pour me rappeler ce que je prévois d'accomplir ce jour-là. Comme par magie, je me regarde atteindre mon top 3 chaque jour, et c'est ce que nous appelons une semaine de puissance.

Vous pouvez également profiter de cette pratique en commençant chaque semaine par un brain dump. C'est si simple.

3. FIFO (premier entré, premier sorti) votre liste de choses à faire

Ce prochain hack consiste également à repenser la liste de choses à faire. Lorsque j’ai démarré ma propre petite entreprise, j’étais à la recherche de conseils pratiques en matière de gestion du temps que je pourrais mettre en pratique instantanément. J'ai lu de nombreux livres sur le sujet, et certaines des personnes les plus prospères au monde ont recommandé de s'attaquer d'abord à votre tâche la plus ardue.

Et même si j'y crois fermement, cela ne fonctionne pas toujours de cette façon, surtout pour ceux d'entre nous qui jonglent entre une entreprise et une famille. Certains matins, je me glisse à mon bureau à 8h30 avec une tasse de café, prêt à affronter mes gros rochers. D'autres jours, ma première heure de travail commence à 12h30, lorsque mon fils descend faire sa sieste (il est encore malade à la maison).

Au lieu de m'attendre à ce que je m'attaque à ma tâche la plus ardue le matin, j'ai adopté un état d'esprit différent : FIFO (premier entré, premier sorti). Le concept de FIFO est issu d'une pratique de gestion des stocks, dans laquelle un actif produit en premier doit également être le premier vendu.

Concrètement, vous pouvez également appliquer ce concept à vos courses alimentaires : utilisez le reste des légumes de la semaine dernière avant de commencer à cuisiner avec les courses que vous venez de rapporter à la maison.

Comment cela s’applique-t-il à la gestion du temps ? Ma liste de choses à faire me permet de rester honnête. C'est un élément essentiel de la façon dont je reste organisé en tant que propriétaire de petite entreprise, en gérant les livrables des clients, les objectifs de croissance de l'entreprise, et plus encore.

Que vous utilisiez un gestionnaire de tâches électronique comme Asana ou que vous vous en teniez strictement à un stylo et du papier, ce concept reste le même.

N'oubliez pas : si vous mettez quelque chose sur votre liste de choses à faire, c'est suffisamment important pour le faire. Nous avons tous eu ces éléments qui finissent par rester sur notre liste pendant des semaines et des semaines, reportés ou dépriorisés jusqu'à ce qu'il y ait une date limite.

Pour appliquer FIFO à votre liste de tâches, notez la date à laquelle vous ajoutez une nouvelle tâche à votre liste, et pas seulement la date à laquelle elle est due. Lorsque vous commencez votre journée de travail, jetez un œil aux tâches qui figurent sur votre liste depuis quelques jours et commencez par là.

Ce système élimine les incertitudes liées à un système de hiérarchisation complexe et croyez-moi, vous vous sentirez tellement mieux lorsque vous aurez coché une tâche et pourrez passer à autre chose.

Je pense que vous trouverez cette méthode comme un moyen raisonnable de rester organisé sans vous rendre fou, sans avoir l'impression de devoir respecter le même horaire et la même routine chaque jour.

4. Prenez conscience de vos forces et de vos faiblesses et externalisez selon vos besoins

Il est temps de revenir à la réalité : nous ne pouvons pas être bons dans tout. Lorsque vous reconnaissez cela, vous pouvez abandonner la peur de vous décevoir. En tant que perfectionniste autoproclamé, abandonner des tâches ou des projets peut être difficile, mais cela m'a permis de développer mon entreprise d'une manière que je n'aurais jamais cru possible.

Commencez par une évaluation personnelle SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces). Oui, la même analyse SWOT que vous avez probablement menée pour votre entreprise peut également constituer une excellente ressource d’auto-réflexion. Prenez un moment pour réfléchir à vos forces et vos faiblesses, ainsi qu’aux opportunités que vous voyez dans votre entreprise et aux menaces qui vous empêchent d’atteindre ces objectifs. Je vais partager un exemple personnel pour vous aider à démarrer.

Les médias sociaux font carrément partie de ma catégorie de force. J'adore le processus de création de contenu, l'édition, le test de nouvelles fonctionnalités et l'engagement avec mes communautés sociales : c'est tout mon truc. Pendant ce temps, une menace à mon succès est le sentiment que je dois superviser tous les aspects de mon entreprise – et les médias sociaux demandent beaucoup de travail et de temps, ce dont je manque. La solution? Faire appel à mon premier entrepreneur à temps partiel pour m'aider avec mes réseaux sociaux. Cela m'a obligé à déléguer (surprise, surprise) et m'a donné plus de temps dans ma journée pour me concentrer sur mes autres forces et remédier à mes faiblesses.

Lorsque vous aurez terminé votre SWOT personnel, montrez-le à un conseiller de confiance qui sera ouvert et vous donnera des commentaires honnêtes : un ami, un membre de la famille, un collègue, un mentor. Ensuite, prenez le temps de réfléchir sur vous-même.

Quelles thématiques émergent ? Sur quels points forts pouvez-vous vous appuyer ? Sur quelles faiblesses pouvez-vous travailler ? Est-il judicieux d'investir dans l'éducation ou d'externaliser un travail qui correspond à votre liste de faiblesses ? Cela libérerait-il du temps dans votre emploi du temps et réduirait-il le sentiment de dépassement ?

5. Pensez à réinitialiser vos priorités

En tant que propriétaires de petites entreprises, c'est une réalité : il n'y a jamais assez de temps dans la journée pour tout faire. Au lieu de considérer cela comme un échec et d’admettre votre défaite, prenez le temps de vérifier les attentes que vous vous êtes fixées.

Examinez votre plan d'affaires (particulièrement important si cela fait quelques années) et rappelez-vous vos objectifs fondamentaux. Quel était votre objectif initial ? Et en réalisant que le monde a changé, surtout au cours des dernières années, et que les habitudes, les intentions et les priorités des consommateurs changent, vos objectifs fondamentaux vous semblent-ils toujours pertinents ?

Réinitialiser vos priorités peut être aussi simple que de vous demander si vous deviez refaire votre plan d'affaires aujourd'hui, comment modifieriez-vous vos objectifs ? Et sur quoi vous concentreriez-vous et qu’est-ce qui n’est plus important ?

Prendre le temps d'ajuster vos priorités peut vous faire gagner plus de temps à long terme, vous évitant ainsi de vous concentrer sur des choses qui n'ont pas d'importance.

Les hacks de gestion du temps peuvent vous libérer du sentiment de surcharge

Suivez ces astuces de gestion du temps et commencez à penser différemment à votre temps.
D'un propriétaire de petite entreprise à un autre, vérifier régulièrement vos priorités et vous accorder de la grâce peut grandement vous aider à gérer une entreprise efficace et sans surcharge.