S’il y a un avantage à tout ralentissement économique, c’est qu’il oblige les propriétaires à se recentrer sur les fondamentaux de leur entreprise – des éléments de base comme la fourniture de produits de qualité et un excellent service client.

Les temps économiques difficiles incitent également les propriétaires d’entreprise à examiner attentivement la façon dont ils gèrent leurs finances. Les stocks sont-ils gérés efficacement ? Les tours de créance s’étendent-ils trop loin ? Le flux de trésorerie mensuel est-il positif ou négatif ? Où l’argent est-il dépensé inutilement ? La dette devient-elle incontrôlable ?

Lorsque les temps sont durs et que les ventes commencent à ralentir, la plupart des entreprises trouvent avantageux de revenir aux bases d’une saine gestion financière. Voici cinq domaines clés que vous devriez réexaminer.

Gardez un œil attentif sur l'inventaire

Considérez les stocks mal gérés comme une réserve d’argent piégé que vous pouvez voir mais que vous ne pouvez pas mettre la main sur. Les stocks excédentaires immobilisent de l'argent sous forme de marchandises sur vos étagères, ainsi que de l'argent dépensé en espace de stockage, en assurance et autres frais généraux. Le coût du stockage excédentaire peut atteindre 30 % de la valeur du stock par an si l’on prend en compte les coûts de stockage et de manutention, l’obsolescence et les dommages.

Engagez-vous à examiner minutieusement votre inventaire. Lorsque vous considérez les stocks excédentaires comme de l’argent liquide sur vos étagères, la situation est très différente. Il est particulièrement important de surveiller votre taux de rotation des stocks, qui mesure la fréquence de rotation de vos stocks au cours d'une année. Pour le calculer, divisez la valeur moyenne de vos stocks par le coût des marchandises vendues.

Accélérez le recouvrement de vos comptes clients

Le recouvrement rapide des comptes clients devrait toujours être une priorité, mais cela est particulièrement important dans une économie au ralenti, lorsque tout le monde conserve son argent un peu plus longtemps. Essayez d'éviter l'effet domino des retards de paiement : vos clients sont payés plus lentement, ils vous paient donc plus lentement. Avant que vous ne vous en rendiez compte, votre flux de trésorerie a ralenti.

Pour rester au courant des recouvrements, examinez l’état actuel de vos créances. Cela signifie que vous devez créer et maintenir un rapport chronologique des comptes clients pour suivre l'état de paiement de tous vos clients. Un rapport chronologique classera les clients selon leur statut, par exemple actuel, 0 à 30 jours, 30 à 60 jours, 60 à 90 jours et 90 derniers jours. Votre rapport chronologique doit également indiquer combien chaque client doit actuellement afin que vous puissiez prioriser vos efforts de recouvrement.

Il est également important d'établir des dossiers de crédit sur tous les clients avec lesquels vous travaillez en compte ouvert. Leur crédit doit être surveillé de façon continue et leurs dossiers mis à jour régulièrement pour refléter leur situation de crédit actuelle, qui peut changer rapidement et sans avertissement dans un climat économique volatile.

Flux de trésorerie et profit

De nombreux propriétaires d’entreprise ne comprennent pas la différence fondamentale entre flux de trésorerie et profit. Le flux de trésorerie correspond à l'argent réel (ou aux chèques) collecté par votre entreprise chaque mois et déposé sur votre compte bancaire. Le profit est l'argent que vous conservez après avoir payé toutes les dépenses engagées pour la fabrication et la livraison de votre produit ou service.

Les entreprises qui collectent des espèces au point de vente ou à proximité se retrouvent parfois en situation de trésorerie. Les restaurants en sont un bon exemple : ils reçoivent généralement de l'argent des clients avant qu'ils ne quittent le restaurant ou, au plus tard, du processeur de carte de crédit un jour ou deux plus tard. Mais les dépenses doivent être payées avec cet argent – du loyer aux services publics en passant par la main d’œuvre et les ingrédients. Ne pas comprendre la différence entre flux de trésorerie et profit est l’une des principales raisons pour lesquelles de nombreux restaurants échouent.

À l’inverse, de nombreuses autres entreprises ne récupèrent leur argent que 30, 60, 90 jours ou plus après avoir livré un produit ou un service. Bien que ces entreprises puissent examiner leurs comptes d’exploitation et constater un joli bénéfice, elles se retrouvent dans une situation délicate jusqu’à ce qu’elles reçoivent cet argent.

Façons de réduire les dépenses

La réduction des coûts est devenue une urgence nouvelle dans la plupart des entreprises, alors que les propriétaires et les dirigeants cherchent partout des moyens de réduire leurs dépenses. Voici quelques idées.

•    Discutez avec vos fournisseurs des moyens par lesquels ils peuvent vous aider à économiser de l'argent. Rappelez-leur que votre réussite contribue à leur réussite.
•    Essayez de renégocier votre bail de bureau avec votre propriétaire. C'est aujourd'hui un marché de locataires dans de nombreuses régions du pays.
•    Examinez les dépenses de voyage et de divertissement et réduisez-les lorsque cela est possible.
•    Réexaminez les abonnements aux publications et les adhésions à des associations commerciales et industrielles pour vous assurer qu’ils en valent le coût.
•    Augmentez vos franchises d’assurance, ce qui peut immédiatement réduire vos primes d’assurance automobile et habitation de 10 % ou plus.

Maîtrisez votre dette

Les ratios financiers peuvent vous aider à déterminer le montant de la dette que votre entreprise devrait être en mesure de gérer confortablement. Le ratio principal est ce qu’on appelle le ratio de couverture du service de la dette. Voici le calcul : le bénéfice net plus l'amortissement/la dépréciation plus les autres éléments non monétaires et discrétionnaires divisés par le remboursement du principal, des intérêts et des baux.

En général, les prêteurs préfèrent que le ratio de couverture du service de la dette d’une entreprise ne dépasse pas 1 pour 25. Une alternative pour les entreprises ayant un ratio élevé est l'affacturage, par lequel elles vendent leurs créances impayées à une société de financement commercial avec une remise, généralement de 2 à 5 pour cent. En échange, l'entreprise reçoit de l'argent immédiatement au lieu d'attendre 30, 60, 90 jours ou plus. Les sociétés d'affacturage effectuent également des vérifications de crédit et analysent les rapports de solvabilité pour découvrir les mauvais risques et fixer des limites de crédit appropriées.

Même s’il semble que le pire de la crise économique soit derrière nous, c’est toujours une bonne idée de se recentrer sur les fondamentaux des entreprises, quel que soit l’état de l’économie. Ces cinq domaines clés sont un bon point de départ.